4 utili consigli per scrivere email di lavoro in inglese

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Sapevi che, seduti alla nostra scrivania, riceviamo più di 80 email al giorno e che rispondiamo a poco più di 30? Questo significa che, se ti trovi in un’ambiente internazionale o in contatto con l’estero, saper scrivere email di lavoro in inglese diventa essenziale per far si che le tue email siano lette e che facilitino i flussi di lavoro!

Saper scrivere in modo semplice e conciso (keep it short) è una qualità a volte sottovalutata ma, in ambiente lavorativo, questa capacità può snellire notevolmente i processi e facilitare il compito dei tuoi collaboratori, oltre che il tuo.

Ecco 4 consigli per curare gli aspetti più importanti della tua email in inglese.

1. L’oggetto dell’email – Email subject

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Convinci i destinatari a leggere la tua email in meno di 40 caratteri. Molte email vengono lette da smartphone, dove i caratteri dell’oggetto sono ancora più limitati. Anche se chi devi convincere sarà un tuo collega, la probabilità che la tua mail sia la prima letta sarà altissima. Con i collaboratori, a volte essere troppo formali non paga. “Meeting at 10:30. Are you in?” è un invito ad una riunione in una forma piuttosto colloquiale. Ricevere la conferma sarà solo questione di qualche minuto.
I wrote the report you requested on […]” è un’oggetto che stimola il destinatario, soprattutto perché l’allegato alla mail (attachment) sarà di interesse per chi lo riceve. Sii stringato e stimolante!

2. Iniziare un’email – Starting an email

Iniziare con il piede giusto è già essere a metà dell’opera. Quante volte hai avuto dubbi su come iniziare un’email o una lettera in inglese? Con il più classico dei “Dear [name],” non puoi sbagliare, soprattutto se stai scrivendo formalmente al tuo destinatario. Fai sempre attenzione ai titoli che anticipano il nome come Mr, Ms, Miss o Mrs. Per le donne, “Ms” è la soluzione più adatta nel caso tu non conosca la destinataria. “Mrs” si utilizza quando si è certi che sia sposata, mentre “Miss” nel caso la ricevente sia nubile. Un piccolo trucco: quando non conosci il sesso dei destinatari usa il suo nome completo ed eviterai piccole gaffes.
Greetings,” è un altro saluto che può esserti di aiuto quando vuoi mantenere il giusto grado di formalità verso uno o più destinatari (recipients). Anche “Hi [name]” è un’ottima “salutation” ma decisamente più informale!

3. Il corpo della tua email – The body of your email

Fai capire subito di cosa parli e i tuoi destinatari te ne saranno grati.I’m writing you about…” è la formula più diretta per mettere in chiaro quello che andrai a spiegare subito dopo. “Just a short note to let know that…” è l’inizio di un’email che potresti inviare ad un tuo collega o un cliente con il quale hai già avuto contatti.
Sii schematico e spiega per punti quello che vuoi comunicare. Vuoi allegare un documento per completare la tua email? “Please refer to the attached document for more details” oppure “I’ve attached…” sono due espressioni che spostano l’attenzione dal testo della tua email all’allegato. Raccomandati di usarle nel momento più opportuno per far sì che il lettore non perda delle informazioni importanti nel corpo dell’email.

4. Concludere la mail – Closing your email

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È tutto molto semplice, non ti resta che ringraziare e salutare!Thanks in advance” è un “ti ringrazio anticipatamente” che puoi utilizzare quando hai richiesto qualcosa al tuo destinatario e aspetti una sua risposta. Un’altra espressione che potrai usare quando richiedi attenzione su un certo argomento è “Thanks for your consideration”. “Many thanks” è probabilmente il giusto equilibro formale e colloquiale.
Prima di firmarti, concludi con “Regards,” o “Sincerely” per le tue email più formali. “Best” è una perfetta conclusione amichevole. Se la mail è ancora più informale, “Cheers” è il saluto più colloquiale e di successo. Chi ti risponderà probabilmente lo farà con un sorriso!

Keep it short. Be clear. Say thanks and cheers!

Bastano pochi semplici passi per migliorare la tua scrittura in inglese professionale. Comincia a far tesoro di questi brevi consigli per consolidare le tue competenze.