I migliori consigli per le tue e-mail in inglese

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Sul web – e spesso anche nei corsi di inglese più rinomati – si trovano tantissimi consigli su come scrivere e-mail in inglese. Specialmente in ambito lavorativo, imparare a sostenere una corrispondenza in inglese è una qualità fondamentale. È quasi banale dirlo al giorno d’oggi. Anche su questo stesso blog, abbiamo già affrontato il tema e-mail”… Ma in questo breve articolo vogliamo fare di più. Approfondiremo questo argomento così popolare per consentire anche agli studenti di livello più avanzato di migliorare il loro modo di scrivere e-mail in lingua.

I consigli che seguiranno sono validi per qualsiasi idioma. Questo perché, più che consigli relativi all’utilizzo di espressioni in inglese, troverai un modo diverso di “approcciare” le tue corrispondenze web.

Partiamo subito!

Organizza e organizzati

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Organizza e organizzati, anche in base ai tuoi impegni. Quando utilizzi le e-mail per organizzare incontri e meeting, non chiedere sempre agli altri. Altrimenti la tua agenda dipenderà sempre dagli impegni altrui.
Non chiedere sempre “What time of day works best for you?“, oppure “When are you available?“. Proponi invece degli orari in cui tu sei disponibile. Trova un perfetto compromesso tra la tua agenda e quella dei tuoi interlocutori.

I tuoi impegni sono tanto importanti come quelli dei tuoi colleghi. Utilizza piuttosto “Could we meet at [time] on [day]?“. In seguito, lascia al tuo corrispondente il compito di trovare un’altra proposta, in caso di indisponibilità.
Questa tecnica è molto semplice e può aiutarti davvero ad organizzare meglio le tue giornate.

Un altro esempio simile, avviene quando hai bisogno di chiedere un’uscita anticipata. Non chiedere “May I leave earlier today?“. Sii più specifico. Aumenterai le probabilità che i tuoi responsabili ti concedano il permesso. “I need to leave at […], could we move up our meeting today?

Stai aspettando una risposta

Il prossimo esempio capita molto di frequente. Quante volte hai aspettato che ti rispondessero a un’e-mail importante senza ottenere risposta? Per di più se stai parlando con un fornitore. Se a seguito di una mancata risposta scriverai “Do you have any updates?” incorrerai sempre nel rischio di ricevere una risposta poco utile (“We will update you as soon as possible.“).

Sollecita piuttosto il tuo interlocutore a darti una risposta esatta su quando potrai avere il tuo feedback. Utilizza “When can I expect an update?“. In questo modo, “costringerai” chi ti dovrà rispondere a darti un’indicazione temporale ben precisa.

A volte può capitare proprio a te di essere in ritardo nella risposta. Le regole di una comunicazione efficace prevedono di chiedere scusa utilizzando espressioni come “Sorry for the delay” oppure “Thanks for your patience“.

Utilizza espressioni positive

In generale, il consiglio più grande che ti possiamo dare è quello di usare il meno possibile espressioni negative. Sii sempre propositivo e positivo. Un esempio?

Ti capiterà sicuramente di essere di aiuto per qualche tuo collega o cliente. Ai suoi ringraziamenti, non rispondere con “no problem” oppure “no worries“. Piuttosto, utilizza “Glad to help you!” oppure “Always happy to help you!

Queste sfumature fanno la differenza sia per quanto riguarda la tua capacità comunicativa in inglese, sia per quanto riguarda le tue doti professionali e nei rapporti di lavoro.

Fanne tesoro!