Out-of-office: come scrivere un’email in inglese per il tuo risponditore automatico.

scrivere una email in inglese

E’ tempo di ferie! Grazie agli smartphone, i veri “work addicted trovano sempre il modo per rimanere in contatto con i propri colleghi d’ufficio, scambiandosi mail in ogni momento del giorno. Al contrario, chi vuole godersi il meritato break senza essere additato come “workaholic“, può lasciare che un risponditore automatico pensi a smistare le richieste di clienti e colleghi. Un’email out-of-office serve proprio a questo!

Lavori in un’azienda internazionale? Assicurati che la tua email automatica sia “bilingue” per essere comprensibile ai contatti internazionali.

Più di 7 italiani su 10 godono delle loro ferie nel periodo estivo (Eurostat). Se anche tu rientri fra di loro, ti sarà utile sapere come preparare la tua assenza dall’ufficio.

Ecco alcuni semplici consigli per scrivere un’email in inglese per il tuo risponditore automatico.

Professionalità e umanità – Stay professional, stay human

Un “out-of-office message” è una breve email automatica che comunica, a chi ti contatta, la tua assenza dall’ufficio. Seppur breve e conciso, anche un messaggio automatico ha bisogno di una sua struttura e di un “tono” adeguato.
Un consiglio: non essere asettico. Immagina infatti di essere tu stesso a rispondere a tutte le email che arrivano durante l’assenza dalla scrivania. In questo modo, riuscirai a scrivere la tua mail automatica mantenendo umanità e professionalità. Per prima cosa, è fondamentale ringraziare di essere stato contattato. Come incipit, può essere sufficiente anche un semplice “Thank you for the email” o “Thank you for contacting me“. Evita espressioni troppo colloquiali (“hey you!”, “hi there!) perchè non puoi sapere in anticipo chi riceverà il tuo out-of-office message.

Condividi informazioni utili – Share useful information

Subito dopo i brevi saluti iniziali, dovrai comunicare informazioni utili riguardo la tua assenza. Primo su tutti è il periodo in cui non sarai in ufficio. “I will be out of the office until [date]“. Un consiglio: non utilizzare forme contratte nella tua email out-of-office (ad esempio: “I’ll be out… o I’m out of the office…“) perchè, non sapendo chi potrà contattarti, è consigliabile utilizzare un linguaggio formale e professionale.
Comunica il motivo della tua assenza solo se necessario (sapere che sei in spiaggia piuttosto che ad una conferenza fa la differenza) e fai sapere a chi ti ha scritto se potrai avere accesso alle email per rispondergli prima del ritorno in ufficio. “I am attending a meeting/conference. You will receive my answer as soon as possible” è un’espressione che assicura ai tuoi destinatari la ricezione di una risposta, anche se non immediata.
Se invece non avrai modo di controllare sempre la tua casella di posta, o vuoi staccare completamente da questioni di lavoro, puoi sempre dire che avrai accesso limitato alle email “I will have limited access to internet…” o, meglio ancora, puoi inoltrare la richiesta ad uno dei tuoi colleghi.

Fornisci dei contatti alternativi – Provide alternative contacts

scrivere una mail in inglese

Non puoi rispondere? Lascia che la tua mail automatica smisti le richieste ai tuoi colleghi (ai quali è consigliabile chiedere il permesso prima di partire, per evitare di fargli ricevere richieste indesiderate). In questo modo, garantirai assistenza in caso di urgenze. Puoi usare diverse espressioni per fornire i contatti dei tuoi colleghi. Le più generiche sono “If you require immediate support please contact [email]” o “For urgent queries please call [phone number]” nel caso la tua azienda abbia un numero dedicato alle emergenze.
In alternativa, puoi indicare i contatti degli uffici competenti in base alla natura delle richieste che puoi ricevere. Un esempio “For technical support please contact [name] at [email], for commercial enquiries contact [name] by writing to [email]. For any other information call [phone number]“. Utilizzando quest’ultima espressione, la tua email sarà doppiamente utile, in primis a te, che puoi continuare a goderti la vacanza, e in seconda battua a chi ti contatta, che avrà esaudite tutte le sue richieste.

Per concludere la tua email out-of-office, la semplicità paga sempre. “Kind regards” e “Best regards” sono delle immancabili formule di saluto formali, che accompagnano le tue email di lavoro in inglese, anche quelle automatiche.

Scrivi la tua mail out-of-office in inglese e goditi le vacanze!